GIẢM CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG VỚI 14 MẸO ĐƠN GIẢN VÀ HIỆU QUẢ
Khi xem xét các tài liệu như bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh, bạn có thể bắt gặp một số thuật ngữ kế toán chưa bao giờ gặp. Nhưng việc hiểu rõ ý nghĩa của những thuật ngữ sẽ cho bạn biết tình hình tài chính của công ty.
Các chủ doanh nghiệp sẽ hay bắt gặp thuật ngữ “chi phí hoạt động”. Chúng tôi sẽ tổng quan ngắn gọn về chi phí hoạt động, từ đó đưa ra 14 phương pháp để giảm chi phí hoạt động và tăng kết quả kinh doanh sau thuế.
Tổng quan: Chi phí hoạt động là gì và cách tính toán chi phí này như thế nào?
Chi phí hoạt động là các chi phí cần thiết cho việc duy trì và quản lý doanh nghiệp hàng ngày.
- Còn được gọi là: “chi phí chung”, các chi phí kinh doanh thiết yếu bao gồm tiền điện, tiền lương cho nhân viên và tiền thuê văn phòng.
- Tầm quan trọng: Việc liên tục phân tích chi phí hoạt động giúp các doanh nghiệp cắt giảm chi tiêu không cần thiết và giảm chi phí tổn thất – giảm các chi phí chung để cải thiện lợi nhuận thu về.
Một trong những yếu tố cơ bản tạo nên chi phí hoạt động là giá vốn hàng bán (Costs of goods sold – COGS). COGS là chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất hàng hóa và dịch vụ. Chi phí hoạt động cũng bao gồm:
- Chí phí nhân công như bảng lương
- Bảo hiểm y tế cho nhân viên, lương, và một số quyền lợi khác
- Hoa hồng bán hàng
- Khấu hao tài sản hữu hình (Depreciation)
- Khấu hao tài sản vô hình (Amortization)
- Chi phí bảo trì
Tỷ lệ chi phí hoạt động
Thông qua chi phí hoạt động, thu nhập hoạt động và tỷ lệ chi phí hoạt động, bạn có thể nhận được hai điểm quan trọng dưới đây:
Thu nhập hoạt động
Thu nhập hoạt động là tổng lợi nhuận liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Công thức để tính thu nhập hoạt động là: Thu nhập hoạt động = Tổng Doanh Thu – Chi Phí Hoạt Động
Ví dụ: Giả sử một công ty kiếm được 552.000 đô-la doanh thu vào năm ngoái và có 100.000 đô-la chi phí hoạt động. Vậy thu nhập hoạt động trong năm sẽ là 452.000 đô-la.
Nếu bạn đang điều hành công ty thuộc 500 công ty lớn nhất Hoa Kỳ do tạp chí Fortune tổng hợp thì kết quả thu nhập đó có thể khiến bạn không quá hài lòng. Ngược lại, nếu bạn vừa mới mở công ty vào năm ngoái và đạt được kết quả thu nhập như thế, có lẽ bạn sẽ nhảy cẫng lên vui sướng.
Do quy mô của các doanh nghiệp khác nhau nên thu nhập hoạt động tốt chỉ mang tính tương đối và không quá chắc chắn về tình trạng tài chính của bạn.
Tỷ lệ chi phí hoạt động (Operating expense ratio – OER)
Mặt khác, tỷ lệ chi phí hoạt động cho thấy tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Đo lường hiệu suất theo tỷ lệ phần trăm giúp bạn đối sánh doanh nghiệp của mình với các doanh nghiệp khác trong ngành dễ dàng hơn, bất kể doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn hay nhỏ.
Tỷ lệ chi phí hoạt động (OER) cho phép đối sánh trực tiếp chi phí với thu nhập và theo dõi hiệu suất của doanh nghiệp. Công thức tính OER là: Tỷ lệ chi phí hoạt động = Chi phí hoạt động ÷ Tổng doanh thu
Dựa theo công thức ở trên, chúng ta sẽ áp dụng như sau: OER= $100.000 ÷ $552,000 = .1812 × 100 = 18.12%
Tỷ lệ chi phí hoạt động có thể thay đổi tùy thuộc vào ngành. Ví dụ như ngân hàng có tỷ lệ chi phí hoạt động thấp, đôi lúc thấp ở mức 0%. Mặc khác, ngành vật tư xây dựng có tỷ lệ chi phí hoạt động cao đến 73%.
Bạn nên chú ý đến xếp hạng doanh nghiệp của bạn trong ngành. Nếu bạn đang tìm cách để đáp ứng hoặc bức phá chỉ số trung bình công nghiệp thì đó có thể là dấu hiệu tuyệt vời cho sự thành công.
14 phương pháp để cắt giảm chi phí hoạt động
Cải thiện chi phí hoạt động nghĩa là bạn đang đẩy bản thân vào cạnh tranh. Các chủ doanh nghiệp nhỏ luôn tìm kiếm cách để giảm chi phí mà không cần phải giảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Vậy làm thế nào để doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động? Hãy xem qua 14 ý tưởng có thể vừa giúp giảm chi phí hoạt động, vừa tạo nhiều doanh thu:
1. Tự động hóa các đầu việc tốn thời gian
2. Thuê nguồn lực bên ngoài để tăng năng suất
3. Thuê Freelancer
4. Tích hợp chương trình thực tập
5. Xem xét các giá thầu của các nhà cung cấp khác
6. Không sử dụng mô hình làm việc trong văn phòng
7. Thanh toán trước các hóa đơn
8. Loại bỏ thói quen lãng phí
9. Hủy đăng ký các dịch vụ không sử dụng
10. Sử dụng các ứng dụng miễn phí nếu có thể
11. Không sử dụng giấy
12. Tạo ra không gian làm việc thân thiện với môi trường và tiết kiệm
13. Trao đổi hàng hóa và dịch vụ không cần sử dụng tiền mặt
14. Cắt giảm ngân sách cho các chuyến đi công tác
Chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn các phương pháp này ở bên dưới.
1. Tự động hóa các đầu việc tốn thời gian
Có hàng tá hệ thống và các chương trình phần mềm trực tuyến có thể tối ưu hóa và tinh giản các quy trình vận hành của doanh nghiệp nhỏ. Các hệ thống này có thể đảm nhận nhiều công việc, bao gồm kế toán, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến, tiếp thị truyền thông, lập bảng lương và hơn thế nữa.
Công nghệ là công cụ hỗ trợ đắc lực vì nó nâng cao năng suất. Để đạt được hiệu quả và năng suất mong muốn, doanh nghiệp phải giảm chi phí hoạt động, chẳng hạn như giảm chi phí nhân công. Rô-bốt và chương trình máy tính có thể làm việc năng suất hơn con người, và ít lỗi sai hơn. Công nghệ có thể cải thiện quy trình cung ứng cũng như tìm ra giải pháp cho các vấn đề như giảm chi phí vận chuyển nguyên liệu thô.
Để chọn được chương trình hoặc dịch vụ phù hợp, hãy hỏi bản thân các câu hỏi sau:
- Năng lực của bạn có thể đáp ứng lĩnh vực nào của doanh nghiệp mà không cần dựa vào tự động hóa? (Ví dụ: nếu bạn có kiến thức về thiết kế, bạn sẽ không cần dùng phần mềm thiết kế đồ họa.) ·
- Bạn cảm thấy bản thân dành quá nhiều thời gian vào những công việc nào trong tuần? ·
- Nếu có thể loại bỏ một trong những công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian thì đó sẽ là gì?
Khi trả lời được các câu hỏi trên, bạn sẽ hiểu rõ lĩnh vực nào cần dùng phần mềm để tự động hóa.
2. Thuê nguồn lực bên ngoài để tăng năng suất
Nếu bạn không chọn tự động hóa, hãy chọn thuê một chuyên viên bên ngoài để cải thiện hiệu suất. Ví dụ như quảng cáo và tiếp thị là lĩnh vực hưởng lợi từ việc thuê nguồn lực bên ngoài.
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc khởi chạy chiến dịch tiếp thị nội bộ có thể đi lệch với hoạt động kinh doanh chính. Mặc dù họ nhận thấy lượng thời gian họ dành cho quảng cáo và tiếp thị có lợi tức đầu tư tốt, nhưng họ thà ủy thác việc này cho người khác hơn là tự quản lý.
Mặc dù có vẻ như việc thuê nhà cung cấp bên ngoài sẽ tốn kém hơn so với việc tự làm, nhưng về lâu dài, việc phó thác các nhiệm vụ cụ thể cho các chuyên viên giải quyết sẽ giúp bạn vừa tiết kiệm tiền vừa tạo ra kết quả tốt hơn. Việc thuê nhân lực bên ngoài cho một số hoạt động nhất định là một khoản đầu tư đem lại hiệu quả theo thời gian.
3. Thuê freelancer
Thuê ngoài để đáp ứng nhu cầu nhân sự của bạn hoặc bộ phận IT là một chuyện, nhưng việc hoàn thành đầu việc với tần suất thường xuyên thì lại là một chuyện khác. Freelancer có thể giúp doanh nghiệp lấp đầy các vị trí trống tạm thời.
Đối với các đầu việc ít khi được phó thác, nhân viên toàn thời gian là không cần thiết.
Ví dụ: Nếu bạn chỉ cần tham khảo ý kiến của một nhà thiết kế web hai lần một năm hoặc muốn tăng quy mô của nhóm hỗ trợ khách hàng của bạn lên gấp ba lần chỉ trong kỳ nghỉ lễ, thì Freelancer là một giải pháp tuyệt vời.
Chúng làm tăng chi phí hoạt động của bạn thông qua bảo hiểm, chính sách nghỉ việc có lương và thuế quỹ lương. Các doanh nghiệp cần tăng hoặc giảm quy mô nhanh chóng có thể tận dụng các Freelancer đang ngày càng tăng và có sẵn bên ngoài để làm việc theo dự án trong khi vẫn giảm chi phí.
Có rất nhiều thị trường trực tuyến cho phép bạn duyệt và thuê các freelancer từ khắp nơi trên thế giới. Nhưng hãy nhớ rằng với chi phí thuê freelancer, giá rẻ không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Bạn sẽ tiết kiệm được khoản theo thời gian bằng cách chi trả nhiều tiền thuê freelancer để đổi lấy chất lượng tốt thay vì thuê một freelancer với chi phí thấp nhưng liên tục gây thất vọng.
4. Tích hợp thực tập sinh
Thực tập sinh là một cách tuyệt vời để giảm chi phí. Thực tập sinh là những người mới tham gia vào thị trường việc làm và kinh nghiệm làm việc hạn chế. Họ tham gia thực tập để tích lũy kinh nghiệm chuyên môn và học các kỹ năng kinh doanh.
Lợi ích kinh doanh cũng vậy, vì lương của thực tập sinh thấp hơn so với mức lương và phúc lợi của nhân viên. Mối quan hệ giữa thực tập sinh và doanh nghiệp là mối quan hệ cả hai bên đều có lợi. Chương trình thực tập cũng giảm đi chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.
Sau khi thực tập sinh đã chứng minh họ thuộc về doanh nghiệp, bạn có thể thuê họ mà không cần phải chi tiền để tìm kiếm ứng viên khác. Bởi vì bạn đã biết thông tin cũng như năng lực của người đó nên không cần thông qua phỏng vấn hoặc đào tạo.
5. Xem xét các giá thầu của các nhà cung cấp khác
Nếu bạn thường xuyên làm việc với các nhà cung cấp, thì bạn sẽ mong muốn thiết lập một hệ thống đấu thầu cho các dự án và công việc. Nếu bạn yêu cầu ba nhà cung cấp khác nhau cung cấp báo giá, bạn có thể để họ cạnh tranh để xem ai sẵn sàng cung cấp báo giá rẻ nhất.
Đảm bảo biên soạn chính xác phạm vi công việc hoặc đề nghị mời thầu (RFP) để các nhà cung cấp đấu thầu. Việc thiếu thông tin hoặc thông tin bổ sung quá phức tạp có thể ảnh hưởng đáng kể đến lãi suất danh nghĩa. Báo giá chính xác có thể giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn cho các khoản chi phí hoạt động dự kiến.
6. Không sử dụng mô hình làm việc trong văn phòng
Thuê văn phòng, thanh toán các hóa đơn tiện ích và quản lý không gian làm việc có thể khiến nguồn tài chính của bạn cạn kiệt. Hàng nghìn công ty không dùng văn phòng mà chuyển hẳn sang mô hình làm việc từ xa. Điều này cho phép nhân viên làm việc tại nhà và giảm việc đi lại cũng như tiết kiệm chi phí hoạt động.
Làm việc từ xa đang gia tăng khắp Hoa Kỳ. Năm 2005, chỉ có 1,8 triệu nhân viên Mỹ nói rằng họ đã làm việc từ xa trong nửa tuần. Năm 2015, con số đó đã tăng lên 3,9 triệu. Upwork ước tính rằng đến năm 2025 sẽ có hơn 36 triệu người Mỹ sẽ làm việc tại nhà.
Ngày nay, với nhiều hình thức kết nối mọi người thông qua máy tính, dường như không có sự khác biệt giữa làm việc ở văn phòng và làm việc ở hai tiểu bang khác nhau. Nhân viên thường thấy làm việc tại nhà thuận lợi, vì họ không phải mất thời gian và tiền bạc để đi đến văn phòng mỗi ngày.
7. Thanh toán trước các hóa đơn
Nhiều nhà cung cấp sẽ giảm giá nếu bạn thanh toán hóa đơn sớm, thậm chí là khoản tiết kiệm lên đến 2% đến 3% cho mỗi kỳ thanh toán. Giả sử chi phí hoạt động hàng năm của bạn là 100.000 đô la. Nếu bạn tận dụng lợi thế của việc thanh toán hóa đơn sớm và tiết kiệm 2%, chi phí của bạn sẽ giảm 2.000 đô-la một năm.
Ít nhất, hãy đảm bảo thanh toán hóa đơn đúng hạn để tránh các khoản phí trễ hạn hoặc các hình thức xử lý khác. Điều tương tự cũng xảy ra với các khoản vay hoặc khoản nợ. Chi phí lãi suất có thể tăng lên nếu bạn thanh toán trễ hoặc bỏ lỡ các khoản thanh toán khác.
8. Loại bỏ thói quen lãng phí
Bạn nên luôn tìm cách để làm cho công việc kinh doanh của mình hiệu quả hơn. Bằng cách thắt chặt các quy trình và thủ tục, bạn có thể tiết kiệm vật liệu và thời gian. Ví dụ, nếu bạn đang điều hành một tiệm bánh và thấy mình vứt bỏ hàng chục chiếc bánh mì vòng và bánh rán mỗi đêm, hãy điều chỉnh quy trình nướng bánh để tránh lãng phí. ·
- Khuyến khích nhân viên của bạn chỉ ra những điểm không hiệu quả và đề xuất giải pháp. ·
- Cân nhắc việc khích lệ nhân viên để họ báo cho bạn biết về các vấn đề đang gây lãng phí tiền bạc trong doanh nghiệp.
Một lần nữa, bạn có thể coi đây là một khoản đầu tư vào công ty. Một phần thưởng nhỏ cho một nhân viên có thể giúp bạn tiết kiệm hàng nghìn đô la.
9. Hủy đăng ký các dịch vụ không sử dụng
Đôi khi một dịch vụ đã đăng ký không mang lại lợi ích như chúng ta nghĩ. Các công ty kiếm được hàng triệu đô la mỗi năm với các phần mềm dưới dạng dịch vụ mà các công ty đăng ký, nhưng không bao giờ sử dụng. ·
Kiểm tra với nhóm của bạn để xem liệu bạn có thật sự sử dụng các dịch vụ luôn gửi cho bạn hóa đơn hàng tháng hay không
Cân nhắc sử dụng phiên bản miễn phí hoặc hủy đăng ký nếu các dịch vụ không hoạt động hoặc không cần thiết cho công việc.
Chúng ta hay bỏ qua các dịch vụ không sử dụng, đặc biệt nếu các dịch vụ ấy thiết lập thanh toán định kỳ thông qua thẻ tín dụng. Nếu bạn tìm thấy một dịch vụ mà bạn thích nhưng không sử dụng tất cả các tính năng, hãy thử tìm xem liệu có lựa chọn thay thế nào rẻ hơn nào không.
Kiểm tra các chi phí nhỏ và định kỳ không phải là nhiệm vụ chỉ làm một lần, mà cần thực hiện thường xuyên để cắt giảm chi phí và tối ưu hóa toàn bộ các chi phí của doanh nghiệp. Thiết lập lời nhắc hàng quý hoặc sáu năm một lần để kiểm tra các dịch vụ không cần thiết và loại bỏ chúng.
10. Sử dụng các ứng dụng miễn phí bất cứ khi nào có thể
Nhiều ứng dụng đi theo mô hình “freemium”.— bạn có thể sử dụng chương trình miễn phí, nhưng bạn phải trả tiền để có quyền truy cập vào các tính năng bổ sung. Nhưng đôi khi, những tính năng phức tạp đó không bao giờ được sử dụng nên công ty đã lãng phí chi phí hoạt động mà không nhận lại được gì.
Ví dụ: Gmail miễn phí, nhưng bạn có thể trả tiền để tăng bộ nhớ của mình. Không nhất thiết phải mua phiên bản Gmail trả phí cho nhân viên nếu không thực sự cần.
Yêu cầu nhóm của bạn dùng thử phiên bản miễn phí của một ứng dụng và xem nó phù hợp với nhu cầu của họ hay không. Nếu ứng dụng đó hữu ích cho công việc, bạn có thể lập kế hoạch giúp chi tiêu hiệu quả hơn.
11. Không sử dụng giấy
Một cách khác để tiết kiệm tiền là không sử dụng giấy. Bạn đã bao giờ đi ngang qua nhà in và thấy ai đó để lại 25 bản sao của một tài liệu nào đó? Bạn có thực sự cần in hàng tá bản sao của báo cáo hàng năm cho một cuộc họp mà mọi người đều có thể xem báo cáo trên màn hình không?
Giống như máy đánh chữ, điện thoại bàn, máy fax và máy in văn phòng đang nhanh chóng trở thành lổi thời. Tuy nhiên, các chủ doanh nghiệp đôi khi vẫn bỏ qua chi phí in ấn, vì họ coi đó là điều hiển nhiên.
In từ tài liệu nội bộ đến danh mục và tờ rơi sẽ làm tăng chi phí hoạt động của công ty. Do đó, nên khuyến khích nhân viên chỉ in tài liệu khi thực sự cần thiết và nếu bạn phải in một ấn phẩm bằng giấy bóng đắt tiền, hãy đặt một lô vừa đủ sử dụng.
12. Thân thiện với môi trường và tiết kiệm
Ngoài việc không sử dụng giấy, có nhiều cách khác để tạo ra tác động tích cực đến ngân sách của doanh nghiệp cũng như môi trường. Nếu bạn có một không gian văn phòng, hãy cân nhắc trồng nhiều cây xanh.
Để giảm mức sử dụng năng lượng, hãy thay thế bóng đèn thông thường bằng đèn huỳnh quang, tìm cách giảm chi phí sưởi ấm và làm mát bằng cách cải thiện cách nhiệt và cửa sổ, đồng thời cắt giảm rác thải. Nếu bạn có một số máy trạm không sử dụng, hãy rút phích cắm của các thiết bị trong đó để giảm mức tiêu thụ điện. Điều đó không chỉ tiết kiệm chi phí tiện ích mà còn tiết kiệm được chi phí cung cấp văn phòng hàng tháng của mình.
13. Trao đổi hàng hóa và dịch vụ không cần sử dụng tiền mặt
Chúng ta thường bỏ qua hình thức trao đổi hàng hóa để giảm chi phí kinh doanh. Tại sao phải trả tiền mặt cho một cái gì đó trong khi bạn có thể trao đổi một món hàng hoặc dịch vụ tương xứng? Hãy xem các doanh nghiệp bạn đã làm việc cùng và xem liệu có sản phẩm hoặc dịch vụ nào bạn cung cấp mà bạn có thể trao đổi hay không.
Nếu bạn đã ký hợp đồng với một công ty giặt thảm, hãy hỏi họ xem họ có muốn bạn quản lý hoạt động tiếp thị của họ để đổi lấy việc dọn dẹp hàng tháng hay không. Nếu có một chiếc xe tải thực phẩm tuyệt vời trong khu phố của bạn và công ty của bạn in đồng phục, hãy hỏi chủ sở hữu xem bạn có thể in một bộ đồng phục mới cho nhân viên của họ để đổi lấy bữa trưa hay không.
Có rất nhiều cách thức để bạn có thể trao đổi dịch vụ của mình và đạt được những thứ mà doanh nghiệp của bạn cần mà không chi thêm bất kỳ khoản tiền nào.
14. Cắt giảm ngân sách cho các chuyến đi công tác
Nhiều doanh nghiệp đã giảm đáng kể các chuyến công tác của họ và xu hướng đó có thể trở nên phổ biến hơn trong tương lai gần. Việc áp dụng hội nghị trực tuyến đã cho thấy rằng hoạt động kinh doanh có thể tiến hành mà không cần phải đi công tác.
Chi phí khách sạn, các chuyến bay bị trì hoãn, lỡ chuyến bay nối chuyến, cùng với phí đổi lịch bay có thể tăng lên, khiến chi phí cho chuyến công tác đó tăng lên. Mặc dù bạn có thể bỏ chi phí đi lại, nhưng có rất nhiều yếu tố khiến bạn không thể loại bỏ.
Hãy xem xét kỹ ngân sách đi công tác và quyết định những chuyến đi nào cần được thực hiện trực tiếp và chuyến đi nào chỉ cần thực hiện trực tuyến. Giảm đi lại làm giảm chi phí hoạt động của bạn và cũng tốt hơn cho môi trường.
Kiểm soát tài chính doanh nghiệp
Bạn có phải là kiểu chủ sở hữu chỉ đơn thuần theo dõi chi phí hoạt động mà không xem xét kỹ các bảng phân tích hay không? Nếu vậy, đã đến lúc thay đổi điều đó. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc hiểu được sự phức tạp của chi phí hoạt động sẽ ngày càng trở nên quan trọng.
Lược dịch từ https://quickbooks.intuit.com/r/expenses/8-ways-reduce-operating-costs/ – Bởi Tú Trinh
Liên hệ với Văn phòng đại diện SSBM ngay để được tư vấn chương trình Global MBA:
116 – 118 Nguyễn Thị Minh Khai, P.6, Q.3, TP.HCM
0866 180 168 – 0888 68 1160
#SSBM, #SSBMVietnam, #leadership #MBA #GlobalMBA #học_MBA #Quản_Trị_Kinh_Doanh #QTKD #BusinessManagement
